„Unsere Business Intelligence-Software wählen wir selbst aus. Das kann ja nicht so kompliziert sein.“ Ein Satz, den ich im Kundengespräch immer wieder höre. Klar, was spricht auch dagegen? Für die erste Vorauswahl gibt es schließlich jede Menge Informationen im Internet. Dann sprechen Sie mit drei, vier Software-Herstellern und lassen sich das Werkzeug bei Ihnen im Unternehmen oder per Bildschirmübertragung zeigen. Auf diese Weise wird eine geeignete Software dann zügig und effizient gefunden.

Tatsächlich könnte man sich einen erfolgreichen Auswahlprozess so vorstellen. Ich kenne sogar einen Kunden, der mit dieser Strategie erfolgreich war. Aber leider treffe ich viel häufiger auf Fälle wie diesen: Der Kunde hat ein Business Intelligence-Werkzeug ausgewählt, es implementiert und nutzt es wie geplant zunächst für sein Reporting. Prima, alles läuft wie gewünscht. Doch nach einem halben Jahr möchte der Kunde auch seine Planung mit diesem Werkzeug optimieren – und stellt mit Entsetzen fest, dass die Software dafür überhaupt nicht ausgelegt ist.

Eine Ausnahme? Leider nicht. Ich erfahre immer wieder von Projekten, bei denen sich die Anforderungen mit der Zeit ändern. Oder die Auswahlkriterien von Anfang an nicht sauber formuliert wurden. Ich habe sogar einen Extremfall erlebt, bei dem der Kunde seine Software einstampfen und mit dem ganzen Projekt wieder ganz von vorne, also bei Null beginnen musste.

So umgehen Sie Fallstricke bei der Werkzeugauswahl

Welches dieser Beispiele Sie auch nehmen: In allen Fällen hat der Verantwortliche wertvolle Zeit verschwendet. Er hat sein Budget in den Sand gesetzt. Und zu guter Letzt leidet auch noch seine Reputation im Unternehmen. Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten Ihrem Chef wenige Monate nach einer größeren Software-Investition erklären, dass das von Ihnen persönlich ausgewählte Werkzeug weniger als die Hälfte seiner Anforderungen abdeckt. Auf dieses Gespräch können Sie gut verzichten, oder?

Nur wenn Sie sich ein solches Risiko leisten wollen, über genügend persönliche „Standfestigkeit“ und im Unternehmen über genügend Ressourcen verfügen – oder vielleicht auch einfach nur den Nervenkitzel lieben – dann steht dem nichts im Wege. Möchten Sie dagegen solide Entscheidungen treffen und effizient zum Projekterfolg kommen, dann empfiehlt sich ein anderes Vorgehen.

Sie benötigen auf jeden Fall eine absolut herstellerunabhängige Expertise, welche Business Intelligence-Werkzeuge exakt zu Ihrem Unternehmen passen.

Statt wahllosen Google-Treffern zu vertrauen oder bei zeitraubenden Verkaufsgesprächen nur die Schokoladenseiten eines Produktes gezeigt zu bekommen, geht es beim Start Ihres Projektes doch um etwas völlig anderes: Welche Anforderungen haben Sie an die Optimierung Ihrer Planungs-, Reporting- und Analyseprozesse? Welche Ergebnisse wollen Sie erzielen? Was sind Ihre Ziele? Und wie hoch ist Ihr Budget? Erst wenn das und viele weitere Punkte geklärt sind, lassen sich die geeigneten Software-Alternativen mit hoher Trefferquote ermitteln.

Ich will es mit den 22 Spielern auf einem Fußballfeld vergleichen

Nehmen wir an, Sie sind auf der Suche nach Spielern mit speziellen Fähigkeiten, zum Beispiel sollen sie besonders kopfballstark sein. Eine klare Vorgabe, nach der Sie die Mannschaft gezielt abklopfen können. Am Ende bleiben vielleicht drei Spieler übrig, den Rest haben Sie in die Kabine geschickt. Aber Sie können sich nun sicher sein: Alle der ausgewählten Kandidaten werden im Fünf-Meter-Raum das Tor sicher treffen. Für Sie heißt das: Diese Spieler erfüllen Ihre Anforderungen auf jeden Fall.

Ein unabhängiger Consultant geht bei Ihrem Business Intelligence-Projekt ebenso vor. Er unterstützt Sie mit der Erfahrung von hunderten Projekten. Mit ausgearbeiteten Checklisten haben Sie die Sicherheit, beim Auswahlprozess an alles gedacht zu haben. Der Consultant weist Sie auch auf Aspekte hin, an die Sie heute vielleicht noch gar nicht denken – und unterscheidet strikt danach, was wirklich wichtig ist oder nur „nice to have“. Für Sie in Frage kommende Werkzeuge bewertet er mit Ihnen gemeinsam objektiv und transparent anhand von klaren Kriterien.

Fast schon unseriöse Anbieter erkennen Sie übrigens daran, dass Sie von ihnen zuerst „flashy“ Oberflächen gezeigt bekommen. So jedenfalls hat es Prof. Dr.-Ing. Rolf Hichert genannt, Präsident der IBCS Association und eine Koryphäe in Sachen Visualisierung von Unternehmensdaten.

Mit ihm habe ich kürzlich im Performance Manager Podcast über genau dieses Thema gesprochen. Sie kaufen eine hübsche Verpackung – dass die Funktionen dahinter womöglich überhaupt nicht zu Ihren Anforderungen passen, kommt dann erst im laufenden Betrieb ans Tageslicht.

Softwarekauf nur mit unabhängigen Experten

Bitte behalten Sie auch Folgendes im Hinterkopf, wenn Ihr Projekt nicht Schiffbruch erleiden soll: Nur ein unabhängiger Berater sieht hinter die Kulissen, er erspürt Branchentrends und durchschaut auch die finanzielle Situation einzelner Software-Hersteller. Stellen Sie sich nur mal vor, wie fatal es für Sie wäre, wenn Sie eine BI-Software gekauft hätten und der Hersteller kurz danach vom Markt verschwindet.

Frag nicht die Frösche, wenn du den Teich trockenlegen willst.

So heißt ein schönes Sprichwort. Anders gesagt: Gehen Sie sehr kritisch mit Software-Herstellern um. Seien Sie aber auch misstrauisch bei unabhängigen Beratern, die Sie nur während des Auswahlprozesses unterstützen. Deren Stärke ist oft PowerPoint – und nach Ihrer Kaufentscheidung stehen Sie bei der Software-Einführung dann ganz alleine da.

Unabhängige Experten dagegen begleiten Sie nach dem Erwerb auch bei der Implementierung von Software sowie bei allen Prozessen in Ihrem Unternehmen. Fehlentscheidungen beim Kauf hätten dann auch für den Berater höchst unangenehmen Folgen. Sie bekommen dadurch die Sicherheit, dass wir bei der Auswahl wirklich ganz genau hinschauen.

Mit dieser rationalen und strukturierten Vorgehensweise bei der Softwareauswahl hat ATVISIO bisher jedes Projekt zum Erfolg geführt. Nicht umsonst haben wir als erster Anbieter der BI-Branche die begehrte Auszeichnung „Top Consultant“ als bestes Beratungsunternehmen in Deutschland erhalten.

Wenn Sie vermeiden wollen, dass Ihr Projekt einen Fehlstart hinlegt, der Hersteller pleite oder das Budget in der Tonne ist – dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir unterstützen Sie bei Ihrem Auswahlprozess.

Wie aufwändig das ist? Das sehen wir uns in Kürze genauer an.

Exzellente Performance wünscht Ihnen

Ihr

Peter Bluhm