Dieser „weiße Hai“ war für die Filmcrew das pure Grauen: Er sah lächerlich aus, funktionierte nur sporadisch und bewegte sich mit der Eleganz eines Gabelstaplers. Dazu fraß das Salzwasser an seiner Elektronik. Mit dem klapprigen Modell des heute legendären Filmmonsters hätte der junge Steven Spielberg niemals seinen Durchbruch als Regisseur gefeiert. Wenn er nicht auf eine brillante Idee gekommen wäre. 

Der gesamte Film stand bereits auf der Kippe. Wegen der untauglichen Hai-Attrappe hatten sich Budget und Drehzeit vervielfacht. Doch eine bessere Lösung war nicht in Sicht. Spielberg hatte nur eine Möglichkeit: Er musste seine Strategie ändern. Sein Hauptdarsteller war unansehnlich? Also versteckte er ihn einfach. Statt den Hai in seiner ganzen, zweifelhaften Pracht zu zeigen, setzte er auf Andeutungen: eine Rückenflosse hier, ein Aufwühlen des Wassers dort. Das unsichtbare Monster wurde umso bedrohlicher – und der Film noch spannender. Ein genialer Schachzug, der den „Weißen Hai“ zum ersten echten Blockbuster machte. Allein im ersten Jahr spielte er 260 Millionen US-Dollar ein und wurde umsatzstärkster Film seiner Zeit. Spielberg hatte einen Meilenstein der Kinogeschichte geschaffen, der mit drei Oscars prämiert wurde. 

Erfolgreiches Reporting beginnt bei den Berichtsemptängern

 Spielbergs Erfolg beruhte auf einem radikalen Perspektivwechsel. Er hatte sich nicht mehr auf technische Perfektion konzentriert, sondern darauf, welche Wirkung er beim Publikum erzielen wollte.

Genau das ist auch der Schlüssel für ein wirkungsvolles Reporting. Denn viele Entscheider im Controlling und in der IT stehen heute vor einem ähnlichen Dilemma wie Spielberg: Sie führen beeindruckende Analysewerkzeuge ein – doch in der Praxis verfehlen die erstellten Reports ihre Wirkung. Die Berichtsempfänger zucken mit den Schultern und lassen die Berichte ungenutzt. Warum? Die implementierten Lösungen sind häufig zu komplex gestaltet, überladen mit Funktionen und Daten, die den Blick auf das Wesentliche verstellen. Anstatt Klarheit zu schaffen, erzeugen sie Verwirrung. Was technisch beeindruckend erscheint, überfordert in der Praxis die Endnutzer, die vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen. 

Die Anwender fragen sich: „Was soll ich mit diesen Zahlen anfangen? Welche Entscheidungen kann ich daraus ableiten?“ Statt Handlungsorientierung bieten viele Reports nur Datenberge ohne klaren Kontext oder Interpretationshilfe. Die versprochene Effizienzsteigerung und bessere Entscheidungsgrundlage bleiben aus – nicht, weil die Technologie versagt, sondern weil Controlling und IT sie an den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer vorbei entwickelt haben. 

Die Wahrheit ist unbequem: Wenn Business Intelligence-Lösungen in der Praxis scheitern, liegt die Verantwortung nie bei den Nutzern, sondern bei Controlling und IT. Es reicht nicht, technisch perfekte Systeme bereitzustellen – die wahre Aufgabe besteht darin, Lösungen zu schaffen, die tatsächlich genutzt werden und Mehrwert stiften. Die Nutzungsrate ist kein Nebenschauplatz, sondern der eigentliche Erfolgsmaßstab. Controlling und IT müssen diese Verantwortung aktiv annehmen und ihr Selbstverständnis grundlegend ändern: von der Bereitstellung der Technologie hin zur Sicherstellung von echter Wertschöpfung. 

Der unsichtbare „Hai“ im Reporting-Prozess

Was wir vom „Weißen Hai“ über Business Intelligence-Projekte lernen können, ist daher paradox: Manchmal ist weniger mehr. Wie Spielberg, der durch das Verstecken seines Hauptdarstellers die Wirkung verstärkte, müssen auch wir im Reporting manchmal Daten und Analysefunktionen bewusst „zurückhalten“, um die wesentlichen Erkenntnisse hervorzuheben.   

Diese Erkenntnis bestätigt sich auch immer wieder in unserer Beratungspraxis. Wie zum Beispiel bei diesem Projekt: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen implementierte ein hochmodernes Dashboard mit über 50 KPIs, die in Echtzeit aktualisiert wurden. Beeindruckend – technisch gesehen. Doch die Geschäftsführer nutzten es kaum. Nach einer Analyse stellte sich heraus: Sie benötigten eigentlich nur fünf zentrale Kennzahlen für ihre täglichen Entscheidungen. Der Rest war störendes Rauschen.

Die Lösung? Das Dashboard wurde radikal vereinfacht. Statt einer Datenflut erhielten die Entscheider nun klar priorisierte Informationen mit Handlungsempfehlungen. Alerts wiesen nur noch auf signifikante Abweichungen hin. Die Nutzungsrate stieg innerhalb eines Monats um 380%. Die Entscheidungsprozesse beschleunigten sich messbar. 

Der Perspektivwechsel: Vom Datensammler zum Geschichtenerzähler

Erfolgreiche Business Intelligence-Projekte beginnen nie mit der Frage „Welche Daten haben wir?“, sondern mit „Welche Entscheidungen müssen unsere Nutzer treffen?“. Dieser fundamentale Perspektivwechsel transformiert die Rolle des Controllings grundlegend: vom reinen Datensammler zum Geschichtenerzähler und Entscheidungsunterstützer. 

Wie funktioniert dieser Ansatz in der Praxis? 

1. Identifizieren Sie die echten Schmerzpunkte: Führen Sie strukturierte Interviews mit den tatsächlichen Anwendern durch. Fragen Sie nicht nur, welche Daten sie sehen möchten, sondern welche Entscheidungen sie täglich treffen müssen.
2. Weniger ist mehr: Reduzieren Sie radikal. Jeder KPI, jede Visualisierung muss einen klaren Zweck erfüllen. Fragen Sie bei jedem Element: „Welche Handlung soll hierdurch ausgelöst werden?
3. Storytelling statt Datenpräsentation: Strukturieren Sie Reports so, dass sie eine Geschichte erzählen – mit Höhepunkten, Spannungsbogen und klaren Schlussfolgerungen. Menschen verarbeiten Geschichten besser als isolierte Datenpunkte.
4. Kontext schaffen: Jede Zahl braucht Bezugspunkte. Ist 4,3% Umsatzwachstum gut oder schlecht? Ohne Vergleichswerte und Einordnung bleiben Zahlen bedeutungslos.
5. Handlungsorientierung einbauen: Entwickeln Sie Reports, die nicht nur fragen „Was ist passiert?“, sondern auch „Was sollten wir jetzt tun?“. Intelligente Alerts und vordefinierte Handlungsoptionen überbrücken die Lücke zwischen Daten und Aktion. 

Messbarer Mehrwert durch Nutzerorientierung

Die Investition in diesen konsequenten Perspektivwechsel zahlt sich mehrfach aus: 

• Studien zeigen, dass handlungsorientierte Reports die Entscheidungsgeschwindigkeit um bis zu 60% erhöhen können
• Die Akzeptanz und Nutzung von Business Intelligence-Tools steigt nachweislich, wenn sie konsequent an den Bedürfnissen der Endanwender ausgerichtet sind.
• Die tatsächliche Datennutzung im Unternehmensalltag verbessert sich deutlich – und sie ist der wahre ROI jeder Investition in Business Intelligence-Tools. 

Wie Spielberg, der sich von der technischen Fixierung löste und sich ganz auf die Wirkung konzentrierte, müssen Controlling und IT ihre Perspektive radikal ändern: Ihr Star ist nicht die Technik, sondern die erreichte Wirkung bei den Nutzern. Und für diese Wirkung tragen sie die volle Verantwortung. 

Steven Spielberg hatte seinen „Weißen Hai“ noch aus der Not heraus mit einem radikalen Perspektivwechsel gerettet. Für Controlling- und IT-Verantwortliche besteht hingegen die Chance, von Anfang an richtig zu handeln und damit den Erfolg ihrer Business Intelligence–Initiativen sicherzustellen.  

Gerne unterstützen wir Sie dabei. Kontaktieren Sie mich für einen ersten Austausch, wie dieser nutzerzentrierte Ansatz auch in Ihrem Unternehmen funktioniert.

Exzellente Performance wünscht Ihnen

Ihr

Peter Bluhm